İş Dizaynı (Tasarımı)

İş Dizaynı (Tasarımı)

Çalışma yaşamında kişiler arası iletişim, kişilerin iş arkadaşlarıyla uyumu, ast-üst ilişkilerinin yatay düzeyde seyretmesi, müşteri memnuniyeti, tedarikçilerle uyum ve ahenk içinde çalışma gibi vs. birçok konunun aslında olması gerektiğini biliyoruz. Hatta bu yönde tüm çalışanlarımızı, yöneticilerimizi çeşitli eğitimlere gönderiyor, motivasyonlarını sağlıyor ve performanslarını değerlendirerek geri bildirimlerde bulunuyoruz. İnsan kaynakları ile ilgili olan ve her ne kadar güncelliğini koruyamayıp trenden düşse de iş dizaynı çok ayrı bir kavram. Hem işletmeye hem de işgörenlere ciddi anlamda sağlıklı katkıları var. Akademik çalışmaların sonucu olarak iş dizaynı tekniklerinden;

  • İş basitleştirme,

  • İş rotasyonu,

  • İş genişletme,

  • İş zenginleştirme,

  • Ekibe dayalı iş dizaynı konularından bahsedilmektedir.

Konumuza giriş yapmadan birazcık iş ile ilgili yazılmış özlü sözlere bakmakta fayda var.

İnsan işine, işsiz kalıncaya kadar küfreder (Sinclair Lews).

Bir metre iş yapmayı bir kilometre söz yapmaya değişmem (James Howells).

Yapılırken heyecan duyulmayan işler başarılamaz (Emerson).

İşi çok olanların gözyaşları için vakitleri yoktur (Lord Byron).

Ya bir işe önceden başlama, yahut da başladığın işi bitir, yarıda bırakma (Ziya Paşa).

Yapılan işlerin en hayırlısı, sonu iyi olandır (Beydebe).

Zor iş, zamanında yapmamız gerekip de yapmadığımız kolay şeylerin birikmesiyle oluşur (Henry Ford).

Bir işi yaptırmak istediğinizde genellikle üç tip insanla karşılaşırsınız: birinci tip; kendi kendine ateş alan, ikinci tip; yavaş yavaş ateş alan, üçüncü tip; hiç ateş almayan (Leb Rostens).

Silah korkakta, yönetim akılsızda olursa işler bozulur (Hz. Ebubekir).

Hiçbir iş yapmayan adam boş oturuyor demektir. Fakat kendi yetenek ve bilgisinden daha aşağı işte çalıştırılan adam da onun kadar boş oturuyor demektir (Sokrat).

Bir işin üç kısmı vardır: hazırlanması, tartışılması, başarılması (Francis Bacon).

Bir insanın ilk işi nedir? Cevap açık: kendisi olmak (Henrik Ibsen).

İşlerinizde ve iş yerlerinizde her zaman o işleri iyi bilen kimseleri çalıştırınız. Yeteneksiz kişilerin çoğaldığı örgütler ölmeye mahkumdur (Hz. Muhammed (S.A.V)).

İş dizaynı (tasarımı), anahtar iş unsurlarının tasarlanması ya da tekrardan incelenerek yeniden tasarlanması üzerine odaklanmaktadır. İş analizlerinde işin unsurlarının neler olduğunun belirlenmesine yönelik iken, iş dizaynı hangi unsurların bir araya getirebileceğini ve bu unsurların nasıl düzenlenmesi gerektiğini belirleyen bir süreçtir.

Yapılan işlerin hiçbir değişiklik göstermeden tekrarlı yapılması, işgörenlerde sıkıcı olmaya, iş tatminsizliğine, psikolojik ve fiziki yıpranmalara neden olduğu görülmektedir. Bu olumsuzlukların sonucunda kalitesiz üretime-hizmete, işten ayrılmalara, örgüt içinde ciddi anlamda motivasyon eksikliğine ve işgörenler arasında olumsuz iletişim eksikliğine neden olduğu bilinmektedir.

İşletmeyi ciddi zararlara uğratan bu tekdüze sendromundan 1970’li yıllarında kurtulmak istenmiştir. Bu dönemde iş dizaynı yaklaşımı benimsenmiş ve uygulamalara konu edilmiştir. Belki de bu yaklaşım biraz daha değişim göstererek önümüzdeki yıllarda farklı bakış açılarını önümüze koyabilir. Çünkü son dönemlerde özellikle üzerine eğildiğimiz X-Y-Z kuşak farklılıkları bunu konuda bize fikir veriyor.

İş dizaynı çalışmalarında başarılı bir duruş sergileyebilmek için üç unsurun göz önünde bulundurulması gerekir. Bunlar; örgütsel, çevresel ve davranışsal unsurlardır.

  • Örgütsel Unsurlar:
  • İşgörenlerin çalışma alanlarının rahat, kullandıkları araç ve gereçlerinde kullanım açısından ergonomik (iş bilimi) olması gerekir.
  • Yapılan işlerin düzen ve sıralaması bozulmadan yerine getirilmesi gerekir. Örneğin pasta imal eden birinin önce hamuru yapması, en son süslemeye geçmesi gibi.
  • Yapılan işlerin en basite alınarak, etkinlik ve verimliliğin sağlanması gerekir. Böylece yapılan işler daha kolay ve anlaşılır olmaktadır. Bu yaklaşım zamandan tasarruf sağlar ve işgücü maliyetlerini düşürür. Daha çok üretim bandında çalışanlar için kullanılması uygun görülmektedir.
  • Çevresel Unsurlar:
  • İş dizaynı çalışmalarında işgörenlerin sosyal ve kültürel bakış açılarının göz önünde bulundurulması gerekir. Çok fazla bilgi ve tecrübe gerektirmeyen üretim alanında çalışanlar için bu yaklaşım iş tatminsizliğine, iş yapışlarında zorlanmalara ve işten ayrılmalara neden olabilir.
  • İş dizaynı çalışmalarında görev alan kişilerin, çevresel faktörleri göz önünde bulundurması gerekir. Yeni iş yapısına göre uygun adayların, istenilen niteliklere dair piyasa da olup olmadığı araştırılmalıdır.
  • Davranışsal Unsurlar:
  • İş dizaynı uygulamalarında davranışsal unsurların da göz önünde bulundurulması gerekir. Etkinlik sağlamaya yönelik yapılan uygulamalarda iş görenlerinde istek ve arzuları karşılanmalıdır. Konuyla ilgili J. Richard Hackman ve G.R. Oldham iş karakteristik modelini ortaya koymuşlardır. Bunlar; özerklik, beceri çeşitliliği, iş ile özdeşleşme, işin önemi ve geri beslemedir.
  • Özerklik (otonomi): İşgörenin karar alma özgürlüğü. İş hayatı gerçeklerine bakıldığında işgörene sınırsız özgürlük verilmeyebilir. Aynı zamanda iş anlamında karar alması engellenmiş bir işgören olması da beklenilmemelidir.
  • Beceri Çeşitliliği: İş yapılırken farklı görevleri de yerine getirme derecesidir. Böylece işgören, farklı beceri ve yeteneklerini kullanabilir.
  • İş ile Özdeşleşme: Rutin veya basit bir iş yapan işgören, yaptığı işten memnun olmayabilir veya yaptığı işi basit olarak gördüğünden bunu başarı gibi görmeyebilir. Bu tarz iş yapan işgörenler için, iş sonuçlarının katkısının aslında önemli olduğu bir biçimde hissettirilmelidir.
  • İşin Önemi: İşgörenin gerçekten yaptığı işi sevmesidir, değer vermesidir. İşgörenin, iş yaptığı alanda ve iş yapmadığı alanda diğer kişiler tarafından önemli olduğunu algılama derecesidir.
  • Geri Besleme: İşgörenin performansıyla ilgili fiili sonuçlar hakkında sahip olduğu bilgi derecesidir. Bir işçinin gün içinde ne kadar ürün ürettiği veya bir satıcının aylık hedefine uzaklığını bilmek istemesi gibi.

İŞ BASİTLEŞTİRME: İş basitleştirme yaklaşımı daha çok insan-makine arasındaki etkileşimi artırmak ve verimliliği yükseltmeye yöneliktir. İnsan faktörüne çok önem vermeyen bu yaklaşımda tüm işler katı standartlar çerçevesinde en basite indirgenir. Buradaki ana amaç; tüm işleri en ince ayrıntısına kadar parçalamak ve niteliksiz iş gücüne eğitimler vererek yapılan işten en üst düzeyde yararlanmaktır. İşle ilgili aynı sonuca daha az masrafla, daha az emek harcayarak, daha kısa zamanda ulaşmaktır. Bunu yapabilmek için gereksiz olan işler elenir, birtakım işler birleştirilir ve/veya işlerin sırası değiştirilir.

Başka bir açıdan bakıldığında nitelikli ve yetenekli kişilerin yaptığı işin haricinde başka işler yapmaması ya da yapsa bile özellikle kendi alanında uzmanlaşması ile alakadır. Örneğin bir kurumda muhasebe departmanında çalışanları görebiliriz. Her çalışanın yaptığı iş farklı ve nitelik gerektiren işler ise, iş uzmanlığından bahsedilir ve çalışanlar daraltılmış alanda işini yapar.

Başka bir örnek vermek gerekirse, üniversitelerde işletme ana bilim dalı içinde farklı alt bölümler vardır. Bu alt bölümlerden herhangi birinde uzmanlık kazanılabilir. Üniversitedeki bu yaklaşım kişilerin ilgili olduğu alanda uzmanlaşmasına yöneliktir.

İşlerin en küçük parçalara ayrılması zaman veya maliyet anlamında değer katabilir. Fakat kişilerin sürekli aynı işi yapması bıkkınlığa ve işten ayrılmalarına neden olabilmektedir. Bu olumsuzluklarI önceden hesaba katarak iş-işgören arasında denge kurulmalıdır.

İŞ ROTASYONU: Önceden planlaması yapılmış ve çalışanın diğer görevlerde çalışacağı görev değişikliği. (İş değişikliği değil). Çünkü rotasyonda esaslı iş değişikliği yerine daha çok kişinin yaptığı işe yakın bir işte görevlendirilmesi umulur. Örneğin matbaada üretim bandında çalışan ve kesim işine bakan bir çalışan rotasyon çerçevesinde kesimin farklı bir alanına kaydırılabilir veya yine bağlı olduğu departman içinde paketleme tarafındaki işleri de yapabilir. Rotasyonun amacı; işten sıkılmış kişilerin farklı görevlere getirilerek motivasyonlarının sağlanması ve işe olan bağlılıkların yeniden kazandırılmasıdır.

Mavi yakalılar için durum böyleyken, yönetici adayları içinde durum aynıdır. Fakat yönetici adaylarında esaslı değişiklikler yapılabilir. Hem işletme açısından hem de yönetici adayı açısından önemlidir. Yönetici adayı farklı departmanlarda sırasıyla iş akışlarını inceleme fırsatı bularak, işletmenin çalışma düzenini, iş anlayışını, süreçleri ve diğer uygulamaları bir bütün olarak görebilir. Esaslı iş değişikliğinden söz edilebilmesi için; yöneticinin razı olması, işletmenin istemesi gerekir. Ve yasaların ön gördüğü çerçevede değerlendirilebilir.

Rotasyonda çalışanlar yeni uzmanlıklar edinir ve işin bütününü gördüklerinden dolayı işyeri onların gözünde daha anlaşılır hale gelir. Çalışanın özgüveni ve işe bağlılığı artar. Dolayısıyla verimlilikte yükselmeler görülür. İşe dair devamsızlıklar veya işten ayrılmalarda önemli ölçüde azalmalar gözlenir.

Ayrıca; rotasyon sürecinde işletmede iş arkadaşlıkları ve dostluklar pekişir. Daha fazla sosyalleşme imkânı oluşur. İş yaşamındaki bu olumlu süreçler, kişilerin özel hayatlarına katkı sağlar.

İŞ GENİŞLETME: Bir işgörenin sadece tek bir görev üzerinde uzmanlaşması yerine onun, işin tümünü veya birkaç görevini öğrenerek icra etmesi anlamına gelir. Yatay genişleme olarak da ifade edilir. İş genişletmede işler sayı ve nicelik bakımından artırılır. Bu artış çalışana yeni beceri kazanma ve becerilerini kullanma veya daha geniş yetki ve sorumluluk vermez. Bu bağlamda niteliksel değil, niceliksel bir iş artışından bahsedilmektedir.

İş basitleştirmenin oluşturacağı monotonluk, sıkıcılık ve isteksizliği azaltmaya yönelik olarak iş genişletmeden söz edilebilir. Fakat kendi içinde yararlarıyla birlikte sakıncaları da olabilmektedir. İş genişletmede kişi kendi alanında bir işte uzmanlaşmak yerine birkaç iş yapmasının istenmesi, asıl yapmak isteği işe dair ihtisaslaşmasını azaltacaktır. Olumlu açıdan ise sıkıcılığı ve monotonluğu azaltacaktır.

Bu arada şunu da belirtmekte yarar var; işgören yaptığı asıl işi ve diğer işlerinde görev bakımından kendisine eklendiği işlerden bir veya bir kaçında yeteneklerini ortaya çıkarabilir. (görünmeyen, gizli yetenekler). Bu da işletme açısından önemli bir kazançtır.

İŞ ZENGİNLEŞTİRME: İş zenginleştirmede, işgörenin yetki ve sorumlulukları artar. Çalışana planlama, karar verme ve denetleme olanağı verir. Dikeye doğru yönelen bir iş artışından ya da farklılaşmasından söz edilir.

Son dönemde birçok yazar motivasyon başlığı altında iş zenginleştirme konusunu tartışmayı tercih etmişlerdir. İş zenginleştirme, işi yeniden dizayn etme niteliğinden ötürü motivasyonun bir şekli olarak tanımlanmaktadır.

İş zenginleştirme işgörenlere belirli sınırlar içinde kendi çalışma hızlarını belirleme, yaptıkları işlerin kalitesinden sorumlu olma, hatalarını düzeltme, çalışma yöntemlerini, kullanacakları malzeme, makine, alet ve teçhizatı seçme olanağının tanınması olarak ifade edilmektedir.

EKİBE DAYALI İŞ DİZAYNI: Ekibe dayalı iş dizaynı yaklaşımı, kendine has özerkte diyebileceğimiz çalışma gruplarından oluşmaktadır. Bu çalışma grupları işletmenin iş yapış şekli, becerisi gibi birçok kriterler göz önünde bulundurularak sayıca 5 ile 25 kişi arasında yapılmaktadır. Her ne kadar birçok yazar sayı bakımından grup 20 kişiyi geçmez deseler de, sayı kısmına çok fazla odaklanmamak gerekir. Çünkü her işletme kendi içinde farklı sayıda kişilere ve farklı müşteri portföyüne sahiptir.

Ekibe dayalı iş dizaynı, bazı kavramlarda “kendi kendini yöneten takımlar”, “lideri olamayan takımlar” olarak da karşımıza çıkmaktadır. Bu grupların özellikleri; herhangi bir birime bağlı kalmadan, ürettikleri fikirleri yine kendi kararları doğrultusunda alarak iş süreçlerini geliştirmektir.

Bu gruplara; amaçların belirlenmesinde, çalışma saatlerinin belirlenmesinde, üretim veya hizmet yöntemlerine ilişkin kararların verilmesinde, grupların görev içi dağılımında ve grup liderlerinin seçimindeki süreçler için özerklik tanınmıştır.

Son dönemlerde özellikle de Y kuşağına yönelik olarak ekibe dayalı iş dizaynlarının uygulandığı görülmektedir. Y kuşağı jenerasyonunun alt-üst ilişkisini çok fazla benimsememesi, farklı zaman diliminde çalışmak istemesi, işyeri çalışma alanının bir dizi alternatif içermesini istemesi gibi istek ve talepler de ekibe dayalı iş dizaynının bir süre daha gündemde kalacağını işaret etmektedir.

Sağlıcakla kalınız.

Emin BAYRAK

Yararlanılan Kaynaklar:

1-İnsan Kaynakları Yönetimi / Ö. Sadullah, C. Uyargil, L. Tüzüner vd. / İ.Ü İşletme Fakültesi İnsan Kaynakları Yönetimi Anabilim Dalı / Beta Yayınları / İstanbul / 2013.

2-Yönetim Tarzımıza ve Davranışlarımıza Yön Veren Özlü Sözler / S. Güney / Siyasal Kitabevi / Ankara / 2002.

3-İnsan Kaynakları Yönetimi / D. Bingöl / Beta Basım A.Ş. / İstanbul / 2010.

4.İnsan Kaynakları Yönetimi Teori ve Uygulama / Ş. C. Saruhan, M. L. Yıldız / Beta Basım A.Ş / İstanbul / 2012.

  • Yazıyı Beğendin mi?  7
Sonraki Yazı
Emin Bayrak

1981 İstanbul doğumlu, İstanbul Aydın Üniversitesi İnsan kaynakları lisansüstü mezunu, Farklı sektörlerde 10 yıldan fazladır insan kaynakları yöneticiliği, 20.000 den fazla iş görüşmeleri, İşveren markası üzerine tez ve makaleler, İnsan kaynakları süreçleri kurgulama ve kurum içi eğitimler. Benimle iletişim için; eminbayrak@outlook.com adresine E-Posta gönderebilirsiniz.

Benzer Yazılar

Yapına Yorumlar (2)

Bir Cevap Yazın

E-posta hesabınız yayınlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir

*
*